On this page, you can find out what personal data we process, in what way and for what purpose regarding grants, fellowships, prizes and the Austrian Study Foundation. In addition, we inform you about your rights in connection with the processing of your data.
The legal basis for the processing of your data is your application and, in case of approval, your acceptance of a grant or a fellowship or a prize from the ÖAW. Your data will be processed if it is necessary for the selection process and for implementation of the grant, the fellowship or the prize, if it rests on a legal basis or if there is a justified public or legitimate interest of the ÖAW in particular in an efficient funding administration and documentation/reporting (Art 6 (1) b, c, e and f GDPR, § 2 ÖAWG, § 2g Research Organisation Act, FOG).
We process your personal data for the purpose of performing the selection and, if applicable, review process and, in case of approval, implementation of the grant or the fellowship or awarding of the prize, for documentation and public relation purposes as well as to meet our reporting obligations.
For applications made with an application form or an online form on the ÖAW internet pages or for the Austrian Study Foundation via the application portal Onlyfy, the data filled in the form in question are processed and stored.
In connection with use of the database for applying, personal use data (log data) are added to this, where in particular the date and the time of logon and logoff, your IP address, the internet browser you are using as well as retrievals and changes undertaken are saved.
Recipients of your personal data are the members of the respective selection committee and if applicable reviewers and/or government offices (e.g. relevant ministries, Court of Audit, EU).
Where applicable, your data are, with your consent, forwarded to the IWM (Institute for Human Sciences), the IFK (Internationales Forschungszentrum Kulturwissenschaften / Kunstuniversität Linz in Wien), the Austrian Commission for UNESCO, the MAX KADE Foundation and the L’ORÉAL Österreich GmbH.
Reviewers and members of a selection committee may possibly be located in a third country (outside of the EU). In that case, the ÖAW will guarantee the required statutory measures on data protection for transmission of your data to the third country.
In addition, we wish to point out that the following types of data may possibly be made available on an internet page of the ÖAW or published in available reports (§ 2g (1) (2) FOG): First name, family name, academic title, gender, possibly your institution of origin or target institution as well as, if applicable, the title, description, length of time and additional information on the project subsidised.
As part of the application for admission to the Austrian Study Foundation of the ÖAW, the application portal Onlyfy is used, to which the company New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Germany, has access as joint controller. The current version of the agreement on joint controllership pursuant to Art 26 GDPR, which ÖAW has concluded with New Work SE, can be viewed here (https://www.xing.com/terms/onlyfy-one) to find out about the essentials of the agreement.
Please find further information about the processing of data for ÖAW events here.
Please find further information about the processing of image and video recordings at ÖAW events here.
We store your data as long as this is required for implementation of the grant, the fellowship or the prize, for documentation purposes or for reporting obligations in relation to the public administration or as long as it is allowed by law.
You will find information on your rights and the contact data of the ÖAW’s data protection officer in the Data Protection Declaration of the ÖAW.
For processing in accordance with § 2g (1) 1 (retention period for subsidy records) and 2 (publications on the internet and in reports) as well as (4) (project information and information on persons participating in the project) FOG, the right to deletion under Art 17 (3) b GDPR and the right to object under Art 21 (6) GDPR lapse as of the date of recognition of approval of the grant.
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir auf welche Weise und zu welchem Zweck im Rahmen von Förderungen, Stipendien, Preisen und der Österreichischen Studienstiftung verarbeiten. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Antragstellung/ Bewerbung und – im Falle der Zuerkennung/ Aufnahme– Ihre Inanspruchnahme einer Förderung bzw eines Stipendiums oder die Annahme eines Preises der ÖAW. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt soweit es für das Auswahlverfahren und die Abwicklung der Förderung, des Stipendiums oder des Preises notwendig ist, auf einer gesetzlichen Grundlage beruht oder ein öffentliches oder berechtigtes Interesse der ÖAW, insbesondere an effizienter Förderabwicklung und Dokumentation, besteht (Art 6 Abs 1 lit b, c, e und f DSGVO, § 2 ÖAWG, § 2g FOG).
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Auswahl- und ggf. Begutachtungsprozesses sowie – im Falle der Zuerkennung/ Aufnahme – der Abwicklung der Förderung bzw des Stipendiums oder der Preisvergabe, für Dokumentations- und öffentlichkeitswirksame Zwecke sowie zur Erfüllung von Berichtspflichten.
Für die Antragstellung mittels Antragsformular oder online-Formular auf ÖAW- Internetseiten bzw für die Bewerbung im Rahmen der Österreichischen Studienstiftung über das Bewerbungsportal Onlyfy werden die Daten verarbeitet und gespeichert, die ins jeweilige Formular eingegeben werden.
Im Zuge der Nutzung der Datenbank zur Antragstellung kommen personenbezogen Nutzungsdaten (Log-Daten) hinzu, wobei insbesondere Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung, Ihre IP-Adresse, der von Ihnen verwendete Internetbrowser sowie vorgenommene Abfragen und Änderungen gespeichert werden.
Empfängerinnen und Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind die Mitglieder des jeweiligen Auswahlkomitees, ggf Gutachter:innen und ggf öffentliche Stellen (zB zuständige Ministerien, Rechnungshof, EU).
Gegebenenfalls werden Ihre Daten auch mit Ihrer Zustimmung an das IWM – Institut für die Wissenschaft von Menschen, das IFK – Internationales Forschungszentrum Kulturwissenschaften/Kunstuniversität Linz in Wien, die Österreichische UNESCO-Kommission, die MAX KADE Foundation und die L’ORÉAL Österreich GmbH weitergegeben.
Gutachter:innen bzw Mitglieder eines Auswahlkomitees können sich ggf in einem Drittland (außerhalb der EU) befinden. In diesem Fall wird die ÖAW die erforderlichen gesetzlichen Maßnahmen zum Datenschutz für die Übermittlung Ihrer Daten in das Drittland sicherstellen.
Darüber hinaus weisen wir darauf hin, dass die folgenden Datenarten gegebenenfalls auf einer Internetseite der ÖAW zur Verfügung gestellt bzw in öffentlich zugänglichen Berichten publiziert werden (§ 2g Abs 1 Z 2 FOG): Vornamen, Familiennamen, akademische Titel, Geschlecht, ggf Herkunfts- und Zielinstitution sowie ggf Titel, Beschreibung, Laufzeit und weitere Angaben zum geförderten Projekt.
Im Rahmen der Bewerbung zur Aufnahme in die Österreichische Studienstiftung der ÖAW kommt das Bewerbungsportal Onlyfy zur Anwendung, auf das die Firma New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland als gemeinsamer Verantwortlicher Zugriff hat. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art 26 DSGVO, die die ÖAW mit der New Work SE geschlossen hat, kann hier (https://www.xing.com/terms/onlyfy-one) eingesehen werden, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Information zur Verarbeitung von Daten bei ÖAW Veranstaltungen finden Sie hier.
Informationen zur Erstellung und Verarbeitung von Bild- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen der ÖAW finden Sie hier.
Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Abwicklung der Förderung, des Stipendiums oder des Preises, für Dokumentationszwecke oder für Berichtspflichten gegenüber der öffentlichen Verwaltung erforderlich bzw gesetzlich erlaubt ist.
Informationen zu Ihren Rechten und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der ÖAW finden Sie in der Datenschutzerklärung der ÖAW.
Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs 4 (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) FOG sind das Recht auf Löschung gemäß Art 17 Abs 3b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art 21 Abs 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen.
Österreichische Akademie der Wissenschaften („ÖAW“)
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