The following information is being made available to you to supplement the Data Protection Declaration of the Austrian Academy of Sciences (ÖAW).
ÖAW puts special stress on protection of your personal data in the application procedure and ensures, by means of organisational measures, that your data is protected against accidental or deliberate manipulation and unauthorised access.
The legal basis for processing of your personal data is your application (article 6 (1) b of the EU General Data Protection Regulation, GDPR), the exercise or defence of any eventual relevant legal claims (article 6 (1) f GDPR) and, in case of keeping your application documents on file or of voluntary information, your consent to this (article 6 (1) a GDPR, if applicable article 9 (2) a GDPR). We initially process your personal data exclusively for the purpose of carrying out processing of the application. In the event of employment, you will be informed separately about the processing of your personal data in connection with your employment.
With written applications or applications received by email, your application data is stored in our system.
For your application you may also use the application portal Onlyfy, to which the company New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Germany, has access as joint controller. The current version of the agreement on joint controllership pursuant to Art 26 GDPR, which ÖAW has concluded with New Work SE, can be viewed here (https://www.xing.com/terms/onlyfy-one) to find out about the essentials of the agreement.
In both cases, your application will be used by our Human Resources Department or by persons involved (in particular the internal responsible unit/institute or, as the case may be, external experts and committee members) in application processing.
There is no utilisation or any forwarding of your application data to third parties going beyond that.
If you cannot be offered a vacant position and if we, on the basis of your profile, arrive at the assessment that your application could also be of interest for other divisions, departments or institutes belonging to ÖAW, then your application data is normally kept on file for a period of seven months and stored in our application system, in any case until you withdraw it, provided that you have expressly consented to such official archiving.
Otherwise, your application is stored after completion of the application procedure as long as required for the exercise of legal claims (or due to the Equal Treatment Act) or to meet statutory obligations and thereafter deleted. This may mean a period of up to seven months. During that period of time, only the Human Resources Department can access your application data.
You will find information on your rights and the contact data of the Data Protection Officer at ÖAW in the ÖAW Data Protection Declaration.
Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW)
Human Resources Department
Dr. Ignaz Seipel-Platz 2 1010 Wien
T: +43 (1) 51581-1249
Die folgenden Informationen werden Ihnen in Ergänzung zur Datenschutzerklärung der Österreichischen Akademie der Wissenschaften zur Verfügung gestellt.
Die ÖAW legt besonderen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess und stellt durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen und unberechtigte Zugriffe geschützt sind.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Bewerbung (Art 6 (1) b EU Datenschutz-Grundverordnung), die Ausübung bzw. Verteidigung von diesbezüglichen allfälligen Rechtsansprüchen (Art 6 (1) f EU Datenschutz-Grundverordnung) und im Falle der Evidenzhaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen oder bei freiwilligen Angaben Ihre Einwilligung hierzu (Art 6 (1) a EU Datenschutz-Grundverordnung). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten vorerst ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses. Im Falle der Beschäftigung werden Sie gesondert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses informiert.
Bei schriftlichen oder per E-Mail eingegangenen Bewerbungen werden Ihre Bewerbungsdaten in unserem System gespeichert.
Im Rahmen der Bewerbung können Sie auch das Bewerbungsportal Onlyfy nutzen, auf das die Firma New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland als gemeinsamer Verantwortlicher Zugriff hat. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art 26 DSGVO, die die ÖAW mit der New Work SE geschlossen hat, kann hier (https://www.xing.com/terms/onlyfy-one) eingesehen werden, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
In beiden Fällen wird Ihre Bewerbung von unserer Personalabteilung bzw. in den Bewerbungsprozess involvierten Personen (insb. interne zuständige Einheit/Institut oder ggf. externe Gutachter*innen und Kommissionsmitglieder) verwendet.
Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an Dritte erfolgt nicht.
Kann Ihnen keine vakante Stelle angeboten werden und kommen wir aufgrund Ihres Profils zu der Meinung, dass Ihre Bewerbung für zukünftige Stellenausschreibungen auch für andere Bereiche, Abteilungen oder der ÖAW zugehörigen Institute interessant sein könnte, werden wir Ihre Bewerbungsdaten normalerweise für die Dauer von sieben Monaten, jedenfalls längstens bis zu Ihrem Widerruf zur Evidenzhaltung, in unserem Bewerbersystem speichern, soweit sie einer solchen Evidenzhaltung ausdrücklich zugestimmt haben.
Andernfalls werden Ihre Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, solange dies für die Ausübung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen (bzw. auf der Grundlage des Gleichbehandlungsgesetzes) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, gespeichert und danach gelöscht. Dies kann einen Zeitraum von bis zu sieben Monaten betreffen. In diesem Zeitraum kann nur noch die Personalabteilung auf Ihre Bewerberdaten zugreifen.
Informationen zu Ihren Rechten und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der ÖAW finden Sie in der Datenschutzerklärung der ÖAW.
Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW)
Personalabteilung
Dr. Ignaz Seipel-Platz 2
1010 Wien
T: +43 (1) 51581-1249
E: bewerbung(at)oeaw.ac.at
Österreichische Akademie der Wissenschaften („ÖAW“)
Data Protection Officer of the ÖAW:
Dr. Thomas Berghammer, LL.M.
Dr. Ignaz Seipel-Platz 2, 1010 Vienna
T: +43 (1) 51581-1234
E: datenschutz(at)oeaw.ac.at