Erster Schritt
Füllen Sie bitte das
Eckdatenformular
zur Veranstaltung aus und schicken dieses per E-Mail an ÖAI-Events.
Bei Fragen lesen Sie bitte die untenstehenden Informationen.
Das Eventteam nimmt anschließend Kontakt mit Ihnen auf, um die weitere Vorgangsweise festzulegen.
Weiterführende Informationen
Buchung
Die Buchung der Veranstaltungsräume erfolgt über das ÖAI-Eventteam.
Für das ÖAI stehen Veranstaltungsräume in folgenden Gebäuden des Campus Akademie zur Verfügung:
- Otto Wagner Postsparkasse | Georg-Coch-Platz 2, 1010 Wien
- Hauptgebäude | Doktor-Ignaz-Seipel-Platz 2, 1010 Wien
- Burse | Sonnenfelsgasse 19, 1010 Wien
- Collegium | Bäckerstraße 13, 1010 Wien
Kosten
- Die Nutzung der Räume in der PSK ist mit Ausnahme der Großen Kassenhalle kostenfrei.
- Für die Räumlichkeiten in den anderen Gebäuden des Campus Akademie fallen Kosten an, weil die ÖAW den Instituten die tatsächlichen Personalkosten, z.B. für Technik, Garderobe, Portier etc., in Rechnung stellt. Die Miete entfällt, solange das ÖAI alleiniger Veranstalter ist. Bei Veranstaltungen in Kooperation mit externen Partnern (z.B. Universitäten) sind die Räume zu ermäßigten Konditionen buchbar.
Die Angebotseinholung bei ÖAW-Event erfolgt nach einem Briefing mit der:dem verantwortlichen Wissenschafter:in durch das ÖAI-Eventteam.
Diese Räume sind sehr stark nachgefragt. Bitte daher unbedingt so früh wie möglich, Veranstaltungstermine anfragen und fixieren!
Personalkosten für ÖAW-Institute
PSK
Die Medientechnik, wie Mikrofon oder Headset, wird von der ÖAW-Haustechnik verwaltet. Der Standort befindet sich in der ÖAW-Poststelle beim Eingang Wiesingerstraße 4.
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag: 10:00 – 15:00 Uhr
Freitag: 10:00 – 13:00 Uhr
Ausleihe und Rückgabe sind nur während der Öffnungszeiten möglich!
Das ÖAI-Eventteam stellt Folgendes zur Verfügung:
- Laptop & Zubehör (Laserpointer, Maus, Ersatzbatterien)
- Kombigerät Kamera/Mikrofon „Logitech Connect“ für Live-Streaming (Zoom)
- Verlängerungskabel
Ein WLAN/WiFi-Zugang für Gäste der Veranstaltung kann bei Bedarf beim ARZ beantragt werden.
Andere Räumlichkeiten des Campus Akademie
Die Technik wird von ÖAW-Event verwaltet und in Form einer Technikpauschale verrechnet. Details sind bei der Angebotseinholung individuell zu vereinbaren.
Das ÖAI-Eventteam übernimmt folgende Aufgaben:
- Einholen von Veranstaltungstiteln, Abstracts und Bildmaterial (inkl. Bildnachweis und -beschreibung) von den Vortragenden
- Kommunikation mit dem ÖAI-Webmaster zur Veröffentlichung des Beitrags auf der ÖAI-Website
- Erstellung und Versand der Einladungen (intern und extern)
Die Durchführung erfolgt durch das ÖAI-Eventteam gemeinsam mit der:dem verantwortlichen Wissenschafter:in.
Das Eventteam übernimmt folgende Aufgaben:
- Vorbereitung des Veranstaltungsraums, Aufbau der Medientechnik sowie gegebenenfalls Catering/Bewirtung. Bei größerem Aufwand unterstützen die Wissenschafter:innen.
- Einrichten des Livestreams via Zoom vor Vortragsstart.
- Die Zoom-Meetings werden vorab von den Wissenschafter:innen unter folgendem Link erstellt:
https://oeaw-ac-at.zoom.us
Es sollten zusätzlich »alternative hosts« angelegt werden, z.B. Mitglieder des Eventteams und/oder der Forschungsgruppe/Einheit, um zu gewährleisten, dass mehrere Personen die Rechte eines Hosts im Meeting besitzen.
Siehe dazu auch das Tutorial »Zoom Meeting erstellen«
- Die Zimmerbuchung für Vortragende übernimmt das ÖAI-Eventteam.
- Die Kosten werden direkt mit dem ÖAI verrechnet. Voraussetzung dafür ist die Bekanntgabe der Kostenstelle bzw. des Innenauftrags.
- Die Kostenfreigabe erfolgt durch die:den verantwortliche:n Wissenschafter:in.
Teilnehmer:innen ohne aktiven Beitrag sind weiterhin selbst für ihre Zimmerbuchung und -bezahlung verantwortlich.
- Der:die Vortragende organisiert und bucht die An- und Abreise eigenverantwortlich. Eine Refundierung der kosten erfolgt nach Vorlage der entsprechenden Dokumente (siehe »Refundierung«).
- Der:die einladende ÖAI-Wissenschafter:in informiert das ÖAI-Eventteam über die Kostenstelle bzw. den Innenauftrag, über den die Fahrtkosten refundiert werden.
Teilnehmer:innen ohne aktiven Beitrag sind weiterhin selbst für die Bezahlung ihrer Fahrtkosten verantwortlich.
Die Fahrtkosten werden der:dem Vortragenden nach Vorlage des Refundierungsformulars durch das ÖAI erstattet:
Refundierungsformular Richtlinie zur Refundierung
- Das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Refundierungsformular ist innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung zusammen mit allen erforderlichen Unterlagen (Originalbelege, Zahlungsnachweise) an oeai-finanzen(at)oeaw.ac.at zu senden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgt die Überweisung durch die Österreichische Akademie der Wissenschaften auf das angegebene Bankkonto.
- Erstattet werden Flug-, Bahn- und Busfahrten in der Economy Class bzw. 2. Klasse bis zu einem vorab vereinbarten Maximalbetrag.
- Eine Barauszahlung ist nicht möglich.
- Nicht erstattet werden Taxikosten (außer in begründeten Ausnahmefällen), die An- und Abreise zum Flughafen/Bahnhof (außer in begründeten Ausnahmefällen) sowie Parkgebühren.