Zentraler Kontakt | Aufgaben des KfZ-Referats
Das KfZ-Referat der Einheit Technik des ÖAI ist unter folgender E-Mailadresse erreichbar: oeai-technik(at)oeaw.ac.at und für nachfolgende Aufgaben zuständig:
- Koordination der kontinuierlichen Wartung aller Instituts-KfZ
(Instandhaltung, saisonale Reifenwechsel, §57a-Begutachtung) - Zuweisung der Instituts-KfZ auf Basis der eingelangten von der ÖAI-Direktion genehmigten Bedarfsmeldungen
- Bereitstellung aller notwendigen allgemeinen KfZ-Dokumente für Dienstreisen
- Beplanung der dem ÖAI frei verfügbaren Parkplatzflächen
- Überprüfung der nachfolgenden allgemeinen Benutzungsbedingungen
Stimmen potentielle Benutzer*innen den nachfolgenden allgemeinen Benutzungsbedingungen nicht zu, kann keine Vergabe der Instituts-KfZ an jene Kolleg*innen erfolgen. Im Umkehrschluss führt eine erfolgte Übernahme von Fahrzeugschlüssel und -papieren zur vollständigen Einwilligung in die nachfolgenden Benutzungsbedingungen.
Vollmacht | Legitimation
Es wird dringend ersucht, sich zeitgerecht – speziell für Auslandsreisen mit den Instituts-KfZ – eine von der ÖAI-Direktion unterzeichnete Vollmacht für die Benutzung des jeweiligen KfZ in der ÖAI-Verwaltung zu besorgen. Entsprechende Vorlagen liegen am ÖAI-Standort Franz Klein-Gasse auf.
Es wird zusätzlich empfohlen, als Legitimation der rechtlich einwandfreien Benutzung eines Instituts-KfZ, die ÖAW-Card zu beantragen und bei allen Fahrten mit den Instituts-KfZ mit sich zu führen.
Bedarfserhebung | Ad-hoc-Benutzung
Im Rahmen der Bedarfserhebung von technischen Ressourcen wird jeweils zu Jahresbeginn eine umfassende Jahresplanung für eine faire, sinn- und maßvolle sowie ressourcen- und kosteneffiziente Einteilung der am ÖAI verfügbaren KfZ durchgeführt. Anfragen zur ad-hoc Benutzung jener KfZ sind frühzeitig und schriftlich per E-Mail an das KfZ-Referat zu richten und können nur dann stattgegeben werden, wenn keine Vormerkungen im gewünschten Zeitraum eingetragen sind.
Fahrten ohne genehmigte Dienstreise bzw. ohne gemeldete Dienstfahrt – auch innerhalb Wiens – sind ausnahmslos nicht gestattet! Die offizielle Rückmeldung einer genehmigten Dienstreise muss für die Ausleihe eines Instituts-KfZ vorliegen.
Fahrzeugschlüssel | Fahrzeugpapiere
Fahrzeugschlüssel und -papiere sind ausschließlich während der üblichen Öffnungszeiten nach Freigabe durch das KfZ-Referat in den jeweiligen Verwaltungseinheiten der ÖAI-Abteilungen (Franz Klein-Gasse: Ebru Garip | Hollandstraße: Angela Schwab, Ida Muharemovic) zu beheben und nach Rückkehr persönlich zu retournieren.
Sollte eine Rückstellung der KfZ außerhalb der üblichen Öffnungszeiten erfolgen, so sind die Fahrzeugschlüssel und -papiere sicher zu verwahren und umgehend am nächsten Arbeitstag abzugeben.
Fahrtüchtigkeit | Fahrzeugmängel | Verbrauchsmaterialien
Fahrzeugmängel bzw. -schäden an Instituts-KfZ sind umgehend schriftlich an das KfZ-Referat zu melden.
Es ist erforderlich, dass die lenkenden Personen rechtzeitig vor Fahrtantritt das KfZ auf die StVO-konforme technische Fahrtüchtigkeit überprüfen (Reifen, Licht, Batterie etc.), die KfZ-Papiere auf Vollständigkeit kontrollieren und gegebenenfalls fehlende notwendige Ausstattung für die jeweilige Dienstreise beim KfZ-Referat anfragen.
Die Benutzer*innen eines Instituts-KfZs sind verpflichtet, das Fahrzeug nach der Fahrt auf sichtbare Schäden zu kontrollieren (Licht, Parkschaden, Scheibenwischanlage, Reifen etc) und diese umgehend bei Retournierung zu melden. Zudem müssen die Benutzer*innen dafür Sorge tragen, dass eine nachfolgende Verwendung uneingeschränkt möglich ist – dies betrifft insbesondere die Sauberkeit und die Ergänzung von benutzten Verbrauchsmaterialien.
Abstellen des KfZ
Das Abstellen der Fahrzeuge hat in den Innenhöfen der Standorte Franz Klein-Gasse und Hollandstraße auf jenen, dem ÖAI zugewiesenen Parkplatzflächen zu erfolgen. Steht dort kein Parkplatz zur Verfügung, ist eine Notiz mit Verweis auf die Adresse eines (kostenfreien) öffentlichen Stellplatzes in den Fahrzeugpapieren zu hinterlassen und gleichzeitig dem KfZ-Referat zu melden.
Treibstoff
Das Fahrzeug muss mit vollem Treibstofftank zurückgegeben werden. Ausnahmen stellen kurze Fahrten im Wiener Stadtbereich dar. Sollte eine größere Tankbefüllung bei der nächsten Inbetriebnahme erforderlich sein, so werden die Kosten der Projektkostenstelle der letzten Benutzer*in verrechnet. Beim Tanken, Auffüllen von Schmiermitteln etc. ist auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu achten!
Fahrtenbücher | Haftung
Die Fahrtenbücher sind streckengenau (Datum, Fahrstrecken, km-Entfernung, leserlicher Name der Lenker*in {keine unleserlichen Unterschriften}), korrekt, leserlich und lückenlos zu führen! Tankbefüllungen, Öl- oder Wasserstandkontrollen sind unter Anführung des km-Standes und Datums zu vermerken. Eine Refundierung von Treibstoffrechnungen kann nur in Abgleich mit den Fahrtenbucheintragungen erfolgen.
Die Fahrer*innen haften persönlich für erhaltene oder nachfolgend eingehende Organverfügungen für den Zeitraum der Benutzung. Kann die betreffende Fahrer*in nicht ermittelt werden, haftet jene Person, auf deren Namen das KfZ für die jeweilige Dienstreise oder Dienstfahrt entliehen wurde.