Erster Schritt
Füllen Sie bitte das
Eckdatenformular
zur Veranstaltung aus und schicken dieses an ÖAI-Events.
Bei Fragen lesen Sie bitte die untenstehenden Informationen.
Das Eventteam nimmt anschließend Kontakt mit Ihnen auf, um die weitere Vorgangsweise festzulegen.
Weiterführende Informationen
Buchung
Die Buchung der Veranstaltungsräume erfolgt über das ÖAI-Eventteam.
Für das ÖAI stehen Veranstaltungsräume in folgenden Gebäuden des Campus Akademie zur Verfügung:
- Otto Wagner Postsparkasse | Georg-Coch-Platz 2, 1010 Wien
- Hauptgebäude | Doktor-Ignaz-Seipel-Platz 2, 1010 Wien
- Burse | Sonnenfelsgasse 19, 1010 Wien
- Collegium | Bäckerstraße 13, 1010 Wien
Kosten
- Die Nutzung der Räume in der PSK ist mit Ausnahme der Großen Kassenhalle kostenfrei.
- Für die Räumlichkeiten in den anderen Gebäuden des Campus Akademie fallen Kosten an, weil die ÖAW den Instituten die tatsächlichen Personalkosten, z.B. für Technik, Garderobe, Portier etc., in Rechnung stellt. Die Miete entfällt, solange das ÖAI alleiniger Veranstalter ist. Bei Veranstaltungen in Kooperation mit externen Partnern (z.B. Universitäten) sind die Räume zu ermäßigten Konditionen buchbar.
Die Angebotseinholung bei ÖAW-Event erfolgt nach einem Briefing mit der:dem verantwortlichen Wissenschafter:in durch das ÖAI-Eventteam.
Diese Räume sind sehr stark nachgefragt. Bitte daher unbedingt so früh wie möglich, Veranstaltungstermine anfragen und fixieren!
Externe Kosten für ÖAW-Institute
PSK
Die Medientechnik, wie Mikrofon oder Headset, wird von der ÖAW-Haustechnik verwaltet. Der Standort befindet sich in der ÖAW-Poststelle beim Eingang Wiesingerstraße 4.
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag: 10:00 – 15:00 Uhr
Freitag: 10:00 – 13:00 Uhr
Ausleihe und Rückgabe sind nur während der Öffnungszeiten möglich!
Das ÖAI-Eventteam stellt Folgendes zur Verfügung:
- Laptop & Zubehör (Laserpointer, Maus, Ersatzbatterien)
- Live-Streaming (Zoom): Kombigerät Kamera/Mikrofon „Logitech Connect“
- Verlängerungskabel
WLAN/WiFi-Zugang für Gäste der Veranstaltung kann bei Bedarf beim ARZ beantragt werden.
Andere Räumlichkeiten des Campus Akademie
Die Technik wird von ÖAW-Event verwaltet und in Form einer Technikpauschale verrechnet. Details sind bei der Angebotseinholung individuell zu vereinbaren.
Die Leistungen werden wie folgt erbracht:
- Veranstaltungstitel, Programm, Abstract, Bildmaterial- und nachweis werden vom verantwortlichen Wissenschaftler:in dem ÖAI-Eventteam zur Verfügung gestellt.
- Das ÖAI-Eventteam koordiniert die Veröffentlichung der Beiträge auf der ÖAW-Website mit dem ÖAI-Webmaster
- Das Eventteam erstellt folgende Drucksorten/Infomaterialien: Einladung, Plakat, Newsletter-Aussendung
- Die verantwortlichen Wissenschaftler:innen erstellen bei Bedarf folgende Drucksorten/Infomaterialen: Programm, Book of Abstract, Namensschilder
- Alle diese Unterlagen finden Sie in der Linksammlung
Die Durchführung erfolgt durch die:den verantwortliche:n Wissenschafter:in.
- Die Medientechnik, verwaltet von der ÖAW-Haustechnik, ist von der:dem verantwortlichen Wissenschaftler:in eigenständig abzuholen.
- Das ÖAI-Eventteam unterstützt beim Aufbau und der Vorbereitung des Veranstaltungsraumes, sofern Kapazitäten vorhanden sind. Dies beschränkt sich auf die Räumlichkeiten der PSK.
- Die laufende Betreuung der (mehrtägigen) Veranstaltung liegt bei der:dem verantwortlichen Wissenschafter:in und den hinzugezogenen Helfer:innen (z.B. Studierende, Mitglieder der Forschungsgruppe oder Einheit).
- Einkäufe für Bewirtung (z.B. Getränke, Brötchen, Kekse) werden von den Wissenschaftler:innen selbstständig organisiert. Diese Auslagen können mittels Refundierung (siehe Linksammlung) rückerstattet werden.
- Das ÖAI-Eventteam kann bei der Einholung von Catering-Angeboten unterstützen.
- Die Zoom-Meetings werden vorab von den Wissenschafter:innen unter folgendem Link erstellt:
https://oeaw-ac-at.zoom.us
Es sollten zusätzlich »alternative hosts« angelegt werden, z.B. Mitglieder des Eventteams und/oder der Forschungsgruppe/Einheit, um zu gewährleisten, dass mehrere Personen die Rechte eines Hosts für ein Meeting haben.
Siehe dazu auch das Tutorial »Zoom Meeting erstellen«
- Bei Veranstaltungen mit mehreren aus dem In- oder Ausland anreisenden Gästen kann das Eventteam bei der Reservierung von Zimmerkontingenten in geeigneten Hotels unterstützen.
- Die tatsächliche Buchung sowie die Bezahlung der Zimmer wird von den Gästen selbständig getätigt.
- Die Kosten für die Unterkunft können der:dem Vortragenden nach Vorlage des Refundierungsformulars durch das ÖAI erstattet werden (siehe »Refundierung»).
Teilnehmer:innen ohne aktiven Beitrag sind weiterhin selbst für ihre Zimmerbuchung und -bezahlung verantwortlich.
- Der:die Vortragende organisiert und bucht die An- und Abreise eigenverantwortlich.
- Die Kosten für die An- und Abreise werden der:dem Vortragenden nach Vorlage des Refundierungsformulars durch das ÖAI erstattet (siehe »Refundierung»).
Der:die einladende ÖAI-Wissenschafter:in informiert das ÖAI-Eventteam über die Kostenstelle bzw. den Innenauftrag, über den die Reisekosten (Fahrtkosten, Unterkunft) refundiert werden.
Die:der verantwortliche Wissenschafter:in informiert die eingeladenen Gäste frühzeitig über die Art und Höhe der Reisekostenerstattung und übermittelt das Refundierungsformular und die Richtlinie: Refundierungsformular Richtlinie zur Refundierung
Die Reisekosten werden der:dem Vortragenden nach Vorlage des Refundierungsformulars durch das ÖAI erstattet:
- Das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Refundierungsformular ist innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung zusammen mit allen erforderlichen Unterlagen (Originalbelege, Zahlungsnachweise) an oeai-finanzen(at)oeaw.ac.at zu senden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgt die Überweisung durch die Österreichische Akademie der Wissenschaften auf das angegebene Bankkonto.
- Erstattet werden Flug-, Bahn- und Busfahrten „Economy“/2. Klasse bis zu einem vorab vereinbarten Maximalbetrag.
- Eine Barauszahlung ist nicht möglich.
- Nicht erstattet werden Taxikosten (außer in begründeten Ausnahmefällen) und Parkgebühren.