Consulting

Der folgende Workflow versucht der dynamischen Natur von Projektanbahnungsprozessen sowie deren inhärenten Komplexität Rechnung zu tragen, in dem Einzelschritte durch schnelle, durchlässige Kommunikationsketten und kurze Kommunikationswege unterstützt werden.

 

Anlaufstelle: Central Office

Als erste Anlaufstelle für Projektanbahnungen fungiert das Central Office über die Email-Adresse acdh-helpdesk(at)oeaw.ac.at. Sollte es bereits Vorgespräche mit einem*r Kolleg*in des ACDH-CH gegeben haben, wird diese Person das Central Office über das Projektvorhaben informieren.

 

ACDH-CH-Kontaktperson und ihre Verantwortlichkeiten

Über das Central Office wird in einem zweiten Schritt Kontakt zu einer*m zukünftig verantwortlichen ACDH-CH-Mitarbeiter*in hergestellt. Diese Kontaktperson wird die weitere Kommunikation in der gemeinsamen Antragsphase betreuen und folgende Consulting-Aufgaben übernehmen:

  • Die Kontaktperson fungiert als Ansprechperson für die KooperationspartnerInnnen in allen Belangen der Antragsstellung und achtet auch darauf, relevante Informationen über die Beteiligung des ACDH-CH an dem Projekt möglichst frühzeitig zu klären (s. auch unten Entscheidungsphase).
  • In engem Austausch mit den Projektpartner*innen arbeitet die ACDH-CH-Kontaktperson an der Konzeption der Projektanteile mit, die konkrete DH-relevante/technisch-infrastrukturelle Arbeitspakete des ACDH-CH im Projekt betreffen. Insbesondere unterstützt die Kontaktperson das Ausformulieren der entsprechenden Antragstexte.
  • In engem Austausch mit den Projektpartner*innen und ebenso mit der ACDH-CH-Leitung stimmt die Kontaktperson einen personellen und finanziellen Ressourcenplan im Hinblick auf die technisch-infrastrukturelle Arbeitspakete, die das ACDH-CH im Rahmen des Projekts übernehmen soll, ab.
  • Für die Kommunikations-, Dokumentations- und Dateiablageprozesse in der Consultingphase wird die Kontaktperson entsprechende Kanäle (i. d. R. MS Teams) einrichten und pflegen.

 

Zeitplan – Eckpunkte des Consultings

  • Entscheidungsphase: Sobald zu Beginn der Consultingphase die erforderlichen Basisinformationen (s. unten) vorliegen, informiert die Kontaktperson via Central Office das Direktorium, sodass über eine prinzipielle Weiterverfolgung des Projektantrags seitens ACDH-CH entschieden werden kann. Diese Information sollte spätestens drei Wochen vor der Einreich-Deadline vorliegen.
  • Grant Service: Nach Freigabe einer ersten Draft-Version des Antrags durch Projektpartner*innen und ACDH-CH-Leitung können die notwendigen Unterlagen an das Grant Service geschickt werden, das den Antrag in den Prüfumlauf sendet. Die Übermittlung erfolgt durch den Hauptantragsstellenden der Akademie (d.h. bei externen Partnerinstitutionen wird die Übermittlung vom ACDH-CH übernommen). Das Grant Service erfordert mindestens 14 Tage Vorlaufzeit für den Prüfumlauf. Die Kontaktperson informiert die Projektpartner*innen über den Ausgang des internen Prüfumlaufs und ggf. weitere formale Anforderungen bzw. das Prozedere zur Sammlung von notwendigen Unterschriften.

 

Erforderliche Basisinformationen/Eckdaten

Um eine fundierte Einschätzung zu Machbarkeit und Ressourcenbedarf vornehmen zu können, benötigt das ACDH-CH-Team folgende Basisinformationen, die möglichst früh im Rahmen der Anbahnungsgespräche zwischen ACDH-CH-Kontaktperson und Projektpartner*innen zu klären sind:

  • Projektrahmen: Call/Fördergeber, Projektpartner*innen/Kontaktpersonen, geplante Projektdauer
  • Inhaltliches: Exposé/Draft, thematische Ausrichtung
  • Budget:  Gesamtvolumen und anvisierter ACDH-CH-Anteil
  • Angedachte Rolle und Aufgaben des ACDH-CH (inkl. grober Aufwandsabschätzung)
  • Rechtliche Aspekte (wurden insbesondere ggf. Urheberrechte vorab geklärt?)
  • Geplante technische Umsetzung
    Auch wenn die konkrete technische Umsetzung erfahrungsgemäß erst spät im Prozess geklärt wird, oft auch erst im Projekt selbst, sollte es möglich sein, rechtzeitig in groben Zügen zu klären, welche Technologien eingesetzt werden sollen.
    Es sollen auch Anhaltspunkte zu Support und Laufzeiten der IT-Services nach Projektende bereits hier festgelegt werden.

 

Berücksichtigung genereller Aspekte in einem Projektantrag

Bei der kollaborativen Konzeption von für die Kooperation relevanten Ausschnitte eines Projektantrags gilt es weiters auf folgende Aspekte zu achten:

  • Rechtliche Aspekte: DSGVO-konformer Umgang mit personenbezogenen Daten, Beachtung von Urheber- bzw. Verwertungsrechten sowie prinzipielle Open-Access-Strategie des ACDH-CH. Hier zu bietet das ACDH-CH Unterstützung an, s. ACDH-CH Legal Issues Project Survey (ALPS)
  • Lizensierung und die damit verbundenen Implikationen (insbesondere bzgl. Verwertung und Verwendung der Daten sowie der im Zuge des Projekts ggf. entstehenden Tools und entsprechender (Programm-)Codes)
  • Einverständnis über die notwendigen technische Infrastrukturen, die von ACDH-CH im Rahmen des Projekts bereitgestellt wird
  • Handhabung und Pflege der Applikationen, Software, Daten nach Projektende
  • Konsistenter Arbeits-, Datenmanagement- und Budget-Plan (auch für die interne Kooperation).

 

Finanzrahmen einer Kooperation mit dem ACDH-CH

Das ACDH-CH unterstützt Forscher*innen (an der Akademie) bereits jetzt mit einer breiten Palette an Services, die vornehmlich in der Vermittlung von Fachwissen (Helpdesk, Consulting, Lectures, Workshops etc.) und umfangreichen insbesondere datenorientierten Leistungen bestehen. Über die Basisinfrastruktur hinausgehende Leistungen müssen im Sinne von Transparenz und Kostenwahrheit grundsätzlich gesondert kalkuliert werden, einzelne Projekte müssen vom ACDH-CH zu erbringende Leistungen in ihren Budgets berücksichtigen. Die konkreten Kosten dafür sind in der Planungsphase zu klären und hängen von der Art der Kooperation und der Art der eingesetzten Technologien ab. Hierbei ist insbesondere auch Schritten der Datenkuratierung, -archivierung, der Anpassung von Services an spezielle Projektbedürfnisse, der Entwicklung neuer Applikationen sowie dem längerfristigen Betrieb solcher Applikationen Rechnung zu tragen.

Helpdesk

Das ACDH-CH bietet über das Helpdesk Beratung bei Fragen zu Digital Humanities-bezogenen Themen an.

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