1 Präambel
Aus Sicht des Austrian Centre for Digital Humanities and Cultural Heritage der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ACDH-CH) stellt der möglichst offene Zugang zu Forschungsdaten, -resultaten und -software im Sinne der Open Science1 eine wesentliche Grundvoraussetzung für die wissenschaftliche Integrität und die Gewährleistung guter wissenschaftlicher Praxis dar.
Als Forschungsdaten sind alle Daten zu verstehen, die im Rahmen von Forschungsprojekten erzeugt, verarbeitet und mit wissenschaftlicher Expertise geprüft und freigegeben sind. Forschungsergebnisse sind wissenschaftliche Publikationen im weiteren Sinn wie z.B. Aufsätze, Bücher, Vorträge, aber auch Foliensätze zu Vorträgen, Abstracts bzw. Extended Abstracts, Projektwebseiten, Projektberichte usw.
Das ACDH-CH agiert in Übereinstimmung mit der von der Europäischen Union verabschiedeten EOSC-Deklaration2 und den FAIR-Prinzipien3, die sicherstellen sollen, dass Daten auffindbar, abrufbar, interoperabel und wiederverwendbar (Findable, Accessible, Interoperable und Re-usable) sind. Verlässliche und leicht auffindbare Forschungsdaten sind Grundlage und wesentlicher Bestandteil der meisten Forschungsprojekte, und ihre Verfügbarkeit ist zur Überprüfung und Nachvollziehbarkeit von Forschungsprozessen und Forschungsergebnissen unabdingbar. Forschungsdaten sind somit nicht nur für die Dauer jenes Forschungsvorhabens von Bedeutung, in dem sie hergestellt werden, sondern stellen einen dauerhaften Wert für die Forschung, die Lehre und auch für die Gesellschaft dar. Sie sollten deshalb innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen so offen und langfristig wie möglich zur Verfügung gestellt werden. Das ACDH-CH sieht es als seine Aufgabe, die Verfügbarmachung aktiv zu fördern und zu einem intrinsischen Teil der Ausgestaltung von Forschungsprozessen am Institut sowie nach Möglichkeit an der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW) insgesamt zu machen.
Dieses Dokument wurde auf der Basis des im Rahmen von e-Infrastructures Austria erstellten Musters für Forschungsdatenmanagement-Policies4 formuliert.
2 Geltungsbereich
Die in diesem Dokument formulierten Regelungen sind für alle Mitarbeiter*innen des ACDH-CH, unabhängig von der Art ihres Vertragsverhältnisses, gültig, sofern dem keine anderen, ÖAW-weiten Regelungen widersprechen. Sollte ein Forschungsvorhaben durch Dritte gefördert bzw. finanziert werden und der zugrunde liegende Fördervertrag bzw. Forschungsauftrag besondere Bestimmungen hinsichtlich Eigentum, Zugang und Aufbewahrung der Forschungsdaten enthalten, gehen die Bestimmungen des konkreten Vertrages der in diesem Dokument festgehaltenen Regelungen vor.
Dieses Dokument wurde in seiner ersten Fassung vom Direktorium des ACDH-CH am 12.2.2019 verabschiedet und wird zweijährlich auf seine Gültigkeit hin überprüft. Die vorliegende zweite, aktualisierte Fassung wurde am 21.12.2022 verabschiedet.
3 Rechteinhaberschaft
Die Rechteinhaberschaft wird zwischen Forschenden und Dienstgebenden durch den Arbeitsvertrag oder sonstige vertragliche Vereinbarungen geregelt. Der Kollektivvertrag für Angestellte an der ÖAW sieht generell vor, dass Nutzungs- und Verwertungsrechte von im Rahmen des Arbeitsvertrags erzeugten Forschungsdaten und -ergebnissen auf die Dienstgeberin übergehen5, während das Urheberrecht (auf Namensnennung) nach österreichischem Recht immer bei den Urheber*innen bleibt. Rechte an Erfindungen (z.B. Software mit technischem Charakter) werden u.a. durch den Arbeitsvertrag, Kollektivvertrag, Patentgesetz sowie die ÖAW IP-Strategie6 geregelt.
Für Projekte mit Partner*innen außerhalb des ACDH-CH sind vor Beginn der Arbeiten explizite Regelungen in einer Kooperationsvereinbarung zu treffen, die bei geteilter oder verteilter Rechteinhaberschaft an den im Projekt generierten Forschungsdaten die Einhaltung der vorliegenden Regelungen sicherstellen. Insbesondere soll verhindert werden, dass die Open-Access-Veröffentlichung von Daten, die am bzw. unter maßgeblicher Unterstützung durch das ACDH-CH erstellt wurden, durch einseitigen Beschluss verhindert werden kann.
4 Planung des Datenmanagements
Alle neuen Forschungsvorhaben müssen gemäß den Regelungen für Projektadministration und Projektanbahnung am ACDH-CH erfasst werden. Jedes Projekt hat dabei einen institutsweit einsehbaren Datenmanagementplan (DMP) vorzulegen, der die zu generierenden und zu benutzenden Forschungsdaten auflistet und der die Datenerfassung, -verwaltung, -integrität, -vertraulichkeit, -aufbewahrung sowie den Austausch und die Veröffentlichung der Daten regelt. Sofern die Projektrahmenbedingungen kein bestimmtes Format für einen DMP vorgeben, soll der ACDH-CH-interne Standard-DMP verwendet werden, der Teil der institutsinternen Standardarbeitsverfahren für das Datenmanagement ist.
Bereits in der Planungsphase ist auf konkrete Maßnahmen zu achten, welche die Umsetzung der FAIR-Prinzipien fördern. Insbesondere sollten bereits bei der Planung etwaige rechtliche Einschränkungen (z.B. Urheberrecht) ermittelt werden und die Konformität der zu produzierenden Daten mit gängigen Standards angestrebt werden, sodass eine spätere Bereitstellung anhand der FAIR-Prinzipien leicht realisierbar ist. Es sind insbesondere nicht-proprietäre Formate mit quelloffener Spezifikation zu bevorzugen.
Sofern keine rechtlichen Gründe dagegen sprechen (z.B. das datenschutzrechtliche Prinzip der Datenminimierung, vertragliche Verpflichtungen), sollten am ACDH-CH hergestellte Daten prinzipiell für alle Institutsangehörigen auch vor einer Veröffentlichung auffindbar und lesbar sein. Nach Zustimmung der Projektleitung (PI) ist auch die Verarbeitung der Daten zu ermöglichen. Abweichungen von diesem Prinzip sind durch die Institutsleitung zu bewilligen und die ausschlaggebenden Gründe zu dokumentieren. Die direkte oder indirekte Weitergabe von unlizenzierten Daten an institutsfremde Personen oder Organisationen ist nur nach Freigabe durch die Projektleitung zulässig.
Das ACDH-CH verarbeitet und speichert personenbezogene Forschungsdaten gemäß den Bestimmungen der DSGVO und nationaler Datenschutzbestimmungen. Mitarbeiter*innen haben auch die ÖAW-Richtlinie Datenschutz (ÖAW‐Richtlinie zur Sicherstellung des Datenschutzes für personenbezogene Daten7) einzuhalten.
5 Publikation und Archivierung
Es gilt zwischen archivwürdigen und nicht-archivwürdigen Forschungsdaten zu unterscheiden.
Sämtliche am ACDH-CH hergestellten archivwürdigen Forschungsdaten müssen in einem vertrauenswürdigen Forschungsdatenrepositorium aufbewahrt und über dieses öffentlich angeboten werden. Sollte kein besser geeignetes (z.B. auf eine bestimmte Disziplin spezialisiertes) Repositorium in Frage kommen, müssen die Datensätze in ARCHE, dem Repositorium des ACDH-CH, archiviert werden, sofern sie der ARCHE-Sammlungsstrategie8 entsprechen. In Zusammenarbeit mit dem Kurator*innenteam von ARCHE werden die Identifizierbarkeit, Auffindbarkeit, Interoperabilität und – sofern möglich – auch die Verfügbarkeit und Nachnutzbarkeit der Daten sichergestellt.
Eine zeitlich eingeschränkte Sperrung bestimmter Teile von am ACDH-CH produzierten Forschungsdaten (Embargo) ist möglich, muss aber begründet, dokumentiert und von der Institutsleitung freigegeben werden. Dabei gilt jedoch, dass die Metadaten solcher gesperrter Daten in jedem Fall öffentlich einsehbar sind.
Aufzubewahren sind archivwürdige Forschungsdaten so lange, wie es nach einschlägigen gesetzlichen oder vertraglichen Vorschriften (etwa des Fördergebers bzw. der Fördergeberin) erforderlich ist. Sollten keine näheren Vorschriften bestehen, so ist eine Mindestaufbewahrungsdauer von 10 Jahren anzunehmen, wie sie auch im ÖAW-Kollektivvertrag festgelegt ist9.
Bei der Veröffentlichung von Daten ist darauf zu achten, dass sämtliche maßgeblich an der Datenerstellung beteiligten Personen unter Nennung ihres Beitrags in den Metadaten aufgeführt sind.
Nicht archivwürdige Forschungsdaten werden spätestens 12 Monate nach Ende eines Projekts als skartierungsfähig angesehen und können daher bei Bedarf auch ohne Rückfrage gelöscht werden.
6 Umgang mit Forschungsergebnissen
Das ACDH-CH verfolgt auch bei der Veröffentlichung von Forschungsergebnissen eine offensive Open-Access-Strategie.
Forschungsergebnisse sind bevorzugt in epub10, dem digitalen Publikationsportal der Akademie der Wissenschaften, bzw. in einer anderen geeigneten Infrastruktur (z.B. https://zenodo.org/ oder andere im Directory of Open Access Repositories http://www.opendoar.org/ verzeichnete Services) aufzubewahren und langfristig verfügbar zu machen.
7 Umgang mit Forschungssoftware
Die Verfügbarkeit von Forschungssoftware stellt neben Forschungsdaten und -ergebnissen einen dritten zentralen Baustein bei der Etablierung von nachhaltigen Forschungsinfrastrukturen dar. Die Verwendung von freier und quelloffener Software (FOSS) ist bei der Wahl von in Forschungsvorhaben einzusetzender Software besonders zu berücksichtigen. Bei für die jeweiligen Anforderungen gleichwertiger Funktionalität ist die Verwendung von FOSS-Software zu bevorzugen, um die breitestmögliche Wiederverwendung und Nachvollziehbarkeit der gewählten Arbeitsmethoden zu ermöglichen. Software, die mit freien und offenen Daten-Standards kompatibel ist, d.h. diese einlesen, verarbeiten bzw. ausgeben kann, ist zu bevorzugen.
8 Lizenzierung
Sofern keine ÖAW-internen Regelungen, Rechte Dritter, gesetzliche Verpflichtungen oder besondere Eigentumsregelungen dem entgegenstehen, sind Forschungsdaten bzw. Forschungsergebnisse offen verfügbar zu machen (open by default, Gold oder Green Open Access11) und mit einer möglichst freizügigen Lizenz zu versehen.
Die empfohlene Lizenz für Publikation jeder Art am ACDH-CH ist CC BY 4.012. Die Entscheidung über die Lizenzierung von Datenpublikationen sollte idealerweise bereits in der Projektantragsphase erfolgen, auf jeden Fall aber während der Projektlaufzeit und unter Beteiligung aller Projektpartner*innen.
Sofern keine rechtlichen Faktoren (siehe oben) dagegen sprechen und die ÖAW-weit geltende IP-Strategie berücksichtigt wird, soll Forschungssoftware, die am ACDH-CH erstellt wird, inklusive ihres Quelltexts unter der freizügigen MIT-Lizenz13 veröffentlicht werden. Gleiches gilt auch für Forschungssoftware, die aus Mitteln des Instituts bzw. durch am ACDH-CH verortete Drittmittel finanziert wird. Es ist von der Projektleitung darauf zu achten, dass in Werkverträgen ein entsprechender Passus enthalten ist. Bei der Wahl des Ortes der Veröffentlichung soll auch hier auf eine möglichst langfristige Auffindbarkeit und Verwendbarkeit geachtet werden.
Nicht mit rechtlichen Aspekten begründbare Ausnahmen von dieser Vorgabe sind nur in besonderen Fällen (z.B. außergewöhnliches Renommee des Verlags oder Journals, in dem eine Publikation erscheinen soll) möglich und müssen von der Institutsleitung bewilligt werden.
7 Verantwortlichkeiten
Die Gesamtverantwortung für das Forschungsdatenmanagement während eines Forschungsprojekts liegt bei der Projektleitung (PI). Für die operative Durchführung kann die Projektleitung eine(n) Data Steward aus dem Projektteam ernennen.
1. Die Projektleitung bzw. der/die von ihr delegierte Data Steward …
a) … stellt sicher, dass das Management von Forschungsdaten, Software und Forschungsergebnissen in Übereinstimmung mit den in diesen Regelungen formulierten Prinzipien entspricht;
b) … trägt die Verantwortung für die Sammlung, Dokumentation, Speicherung, Verwendung, Wiederverwendung (von Fremddaten), Zugänglichmachung und Aufbewahrung oder Vernichtung der mit ihrer Forschung verbundenen Forschungsdaten. Dazu gehört insbesondere, dass die für die Zusammenarbeit notwendigen Aufgaben und Prozesse der Projektbeteiligten klar definiert sind und erfüllt werden, sowie dass diese im oben genannten, regelmäßig zu überprüfenden bzw. zu aktualisierenden Datenmanagementplan festgehalten werden;
c) … plant die kontinuierliche Publikation der Daten und überprüft ihre mögliche Verwendbarkeit nach Abschluss des Forschungsprojekts durch die notwendigen Qualitätssicherungsmaßnahmen. Das inkludiert auch die vorausschauende Planung für die Weiterarbeit mit den Daten im Falle des Ausscheidens von Beteiligten aus einem Projekt sowie die Klärung der Datenspeicherung und Archivierung im Falle des Ausscheidens des PIs aus der Forschungsinstitution;
d) … verantwortet die Sicherstellung und Erfüllung aller organisatorischen und regulatorischen, institutionellen und sonstigen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf ihre Forschungsdaten, sowie für die Verwaltung der Aufzeichnungen ihrer Forschung.
Im Falle von Partnerprojekten, deren Leitung nicht am ACDH-CH liegt, verpflichtet sich die externe Projektleitung in der Kooperationsvereinbarung zu den oben genannten Punkten.
2. Das ACDH-CH …
a) … schafft die Voraussetzungen, die für die Umsetzung des Datenmanagements im Sinne dieser Regelungen notwendig sind. Dazu können, abhängig vom gegenständlichen Forschungsprojekt, die Bereitstellung und Verwaltung der technischen Infrastruktur während der Projektlaufzeit gehören (wie z.B. Speicherplatz inkl. regelmäßiger Datensicherung, Hardware und Software), die in enger Zusammenarbeit mit dem Akademie-Rechenzentrum (ARZ) betrieben wird;
b) … verantwortet die Einhaltung bewährter wissenschaftlicher Praktiken bzw. der anerkannten Regeln der Technik. Dies erfolgt durch die Vermittlung von Standards und Regelungen, Unterstützung und Kontrolle/Überprüfung durch Projektsupervision, unter Berücksichtigung von Drittmittelverträgen zur Forschungsförderung sowie akademieinternen Satzungen, Verhaltenskodizes und sonstigen relevanten Vorschriften;
c) … stellt die „soziale Infrastruktur“ bereit, d.h. die technisch-methodischen Expertise von Mitarbeitern, die die Forschenden im Umgang mit Forschungsdaten unterstützen. Dies kann durch Schulungen, Beratung und gegebenenfalls Regelungen und/oder Vorlagen und Pläne für das Management von Forschungsdaten, Software und Forschungsergebnissen erfolgen;
d) … stellt den fortlaufenden Betrieb von ARCHE für die Aufbewahrung, Sicherung, Registrierung und Hinterlegung von Forschungsdaten sicher, um den aktuellen bzw. zukünftigen Zugang zu Forschungsdaten während bzw. nach der Dauer von Forschungsprojekten zu gewährleisten.
e) … stellt Zugänge zu Diensten und Einrichtungen für Speicherung und Sicherung von Forschungsdaten und Aufzeichnungen bereit, die es den Forschenden ermöglichen, ihre nach dieser Policy sowie aus Verträgen mit Drittmittelgebern und aus sonstigen Rechtsquellen resultierenden Rechte und Pflichten wahrzunehmen.
1 Cf. https://www.fosteropenscience.eu/foster-taxonomy/open-science-definition
2 "They have been endorsed by the undersigning stakeholders, found in the List of Signatories, who also committed to specific actions to implement it (Action List). As such, the *Declaration does not commit the European Commission* and Union institutions." https://ec.europa.eu/research/openscience/pdf/eosc_declaration.pdf#view=fit&pagemode=none
3 https://www.nature.com/articles/sdata201618
4 Cf. https://hdl.handle.net/11353/10.459162
5 Cf. Kollektivvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Fassung vom 1.4.2020, § 10, Punkt 4.
6 Abrufbar unter https://www.oeaw.ac.at/intern/oeaweb/institute-und-infrastruktur/knowledge-transfer-office (zugänglich über das ÖAW-interne Netz bzw. VPN)
7 Abrufbar unter https://www.oeaw.ac.at/intern/oeaweb/stabsstelle-recht-und-compliance/datenschutz/ (zugänglich über das ÖAW-interne Netz bzw. VPN)
8 https://arche.acdh.oeaw.ac.at/browser/collection-policy
9 Cf. Kollektivvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Fassung vom 1.4.2020, § 10, Punkt 4.
11 Letztere beiden Möglichkeiten sind ausschließlich in Absprache mit den Vorgesetzten zu wählen. Nach Möglichkeit sollten Journals gewählt werden, die diese Formen des freien Zugangs auch ohne die Einhebung von Article Processing Charges (APCs) ermöglichen.
12 Cf. https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Zur Begründung siehe beispielsweise https://oaspa.org/why-cc-by.