• Überprüfen des Absenders: Absenderadressen lassen sich im Mailsystem leider sehr leicht fälschen. Sie sollten daher jeder Mail misstrauen, deren Absender nicht der Institution zugehörig ist, aus der er vorgibt zu stammen: Beispielsweise einer Mitteilung der IT-Abteilung der ÖAW mit der Absenderadresse endend auf „.be“.
• Überprüfen des Inhalts: Wie glaubwürdig ist der Inhalt? Schlechtes Deutsch/Englisch, unlogische Argumentation, ungewöhnliche Anliegen sind immer ein Indiz, dass etwas nicht stimmt. Im Zweifel einfach beim Sender nachfragen – allerdings dafür niemals Kontaktdaten aus dem E-Mail verwenden, sondern eine alternative Quelle nutzen (Telefonbuch, eigene Mailkontakte, Web).
• Überprüfen von URLs: oft enthalten Mails URLs. Diese unbesehen anzuklicken ist gefährlich. Immer zuerst den Mauszeiger über die URL positionieren und die eingeblendete Adresse genau betrachten. Wenn die Serveradresse nicht korrekt der Domäne des Absenders zuordbar ist, ist höchste Vorsicht geboten. Bitte auf Verfälschungen (etwa Buchstabendreher) achten, weil diese bewusst eingesetzt werden, um Empfänger zu täuschen.
• Überprüfen der Zertifikate: Wenn URLs im Mail enthalten sind, verweisen Sie mittlerweile meist auf gesicherte Server (URL beginnt mit https). Sensible Daten sollten niemals bei unverschlüsselten Webseiten eingegeben werden. Aktuelle Webbrowser kennzeichnen verschlüsselte Webseiten mit einem Vorhängeschloss-Symbol.
• Folgen Sie keinen URLs (Links) direkt, die in einer Email enthalten sind.
• Lassen Sie sich durch eine E-Mail nicht unter Druck setzen und zu schnellem unüberlegten Handeln verleiten.
• Bei Aufforderungen und Anfragen per E-Mail - auch durch Kollegen, prüfen Sie zuerst den Absender und kontaktieren Sie diesen im Zweifelsfall über einen anderen Kommunikationskanal (z. B.: Telefon). Auch hier gilt, sich durch die E-Mail nicht unter Druck setzen zu lassen.

Bei Fragen oder Unsicherheiten können Sie sich immer an das ARZ wenden.