Allgemein

Veranstaltungen, an denen das ÖAI als Organisator oder Mitorganisator beteiligt ist, werden von der Einheit »Kommunikation & Events« koordiniert.

Dabei werden jene Veranstaltungen, die einer FG oder Abteilung zugeordnet werden können, von der jeweiligen Abteilungsverantwortlichen für Events in Kooperation mit der verantwortlichen Forscherin oder dem verantwortlichen Forscher. organisiert Wie dies in der Abteilung organisiert ist, bleibt den Abteilungen überlassen. Alle anderen Veranstaltungen sind dem Gesamtinstitut zugeordnet und werden von der verantwortlichen Person für Gesamtinstitutsveranstaltungen organisiert.


Es werden drei Arten von ÖAI-Veranstaltungen unterschieden:

1. Forschungsgruppenveranstaltung (inhaltlich einer FG zuzuweisen)
2. Abteilungsveranstaltung (z.B. ÖAI-Vortrag einer Abteilung, Abteilungsworkshops etc.)
3. Gesamtinstitutsveranstaltung: abteilungsübergreifende Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Hauskolloquium) oder Veranstaltungen, die das gesamte ÖAI repräsentieren (z.B.: Lange Nacht der Forschung).


Jede Veranstaltung muss verpflichtend an die jeweilige Kontaktperson gemeldet werden:

 

Eventkalender

Der ÖAI-Eventkalender kann von ÖAI-Mitarbeiter:innen in den persönlichen Outlook-Kalender integriert werden und ermöglicht die Einsicht in die aktuelle Veranstaltungsplanung.

Anleitung Integration Eventkalender


Die Teilnahme an ÖAI-Veranstaltungen durch ÖAI-Mitarbeiter:innen kann generell im Rahmen der Dienstzeit erfolgen.

Veranstaltungsplanung


1. Forschungsgruppenevents

Zugeordnete Kostenstelle: FG (bei drittmittelfinanzierten Projekten: Projektbudget)

  1. Information der Projektleitung an die FG-Leitung über das Veranstaltungsvorhaben (bei drittmittelfinanzierten Events nicht verpflichtend)
  2. Entscheidung über die Durchführung eines Events durch die jeweilige wissenschaftliche Direktion nach Vorschlag der FG-Leitung
  3. Verpflichtende Meldung an die Abteilungsverantwortliche für Events und Abklärung etwaiger Unterstützungsleistungen
  4. Verpflichtende Terminkoordination der Abteilungsverantwortlichen für Events mit der Koordinatorin »Kommunikation & Events«
  5. Budget-/Detailplanung durch die FG-Leitung gemeinsam mit der Projektleitung, da diese Events aus dem FG-Budget bezahlt werden.
    ! Bei drittmittelfinanzierten Events erfolgt die Budget-/Detailplanung nur durch die Projektleitung.
  6. Bestellungen durch die FG-Leitung (bei Drittmittelprojekten durch Projektleitung) über die Einheit »Administration«
  7. Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen durch FG-Leitung (bei Drittmittelprojekten durch Projektleitung)

 

2. Abteilungsevents

Zugeordnete Kostenstelle: Admin Abteilung

  1. Entscheidung über die Durchführung eines Events durch die jeweilige wissenschaftliche Direktion
  2. Verpflichtende Meldung an die Abteilungsverantwortliche für Events und Abklärung etwaiger Unterstützungsleistungen
  3. Verpflichtende Terminkoordination der Abteilungsverantwortlichen für Events mit der Koordinatorin »Kommunikation & Events«
  4. Budget-/Detailplanung durch die Abteilungsverantwortliche für Events
  5. Bestellungen durch die Abteilungsverantwortliche für Events über die Einheit »Administration«
  6. Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen durch die jeweilige wissenschaftliche Direktion

 

3. Gesamtinstitutsevents

Zugeordnete Kostenstelle: Admin-VÖF

  1. Entscheidung über die Durchführung eines Events durch das Direktorium
  2. Verpflichtende Terminkoordination der Abteilungsverantwortlichen für Events mit der Koordinatorin »Kommunikation & Events«
  3. Budget-/Detailplanung durch die Verantwortliche für Gesamtinstitutsevents
  4. Bestellungen durch die Koordinatorin »Kommunikation & Events« über die Einheit »Administration«
  5. Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen durch die Koordinatorin »Kommunikation & Events«

Ankündigung und Einladung

Für die zeitgerechte Ankündigung der Veranstaltungen auf allen Kommunikationskanälen des ÖAI (Emailaussendung, Veranstaltungskalender ÖAI- und ÖAW-Website, interner Eventkalender, Social Media) sowie für die Erstellung der Einladungen und Programme ist in Abstimmung mit der verantwortlichen Forscherin/dem verantwortlichen Forscher die Abteilungsverantwortliche für Events verantwortlich.

Refundierung von Reisekosten

Bei einem Vortrag, bei dem Personen zu einem Einzelvortrag eingeladen werden, refundiert das ÖAI im Regelfall die gesamten Reisekosten. Hält jemand jedoch im Rahmen einer ÖAI-Konferenz oder Workshop einen Vortrag gilt als Obergrenze für die Refundierung ein Betrag von EUR 350. Ausnahmen sind Kolleg:innen mit weiteren Anreisen. Hier müssen individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Bei drittmittelfinanzierten Veranstaltungen entscheidet die:der Projektleiter:in.

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RÄUMLICHKEITEN

Bitte beachten Sie, dass für größere Veranstaltungen zumeist Räumlichkeiten außerhalb des ÖAI reserviert werden müssen, für die auch Raummiete bezahlt werden muss. Erfahrungsgemäß ist eine längerfristige Voranmeldung notwendig. Für Veranstaltungen bis max. 100 Personen (Kinobestuhlung) steht der Raum im 1. Stock der Hollandstraße noch bis 31.10.2023 kostenfrei zur Verfügung.

Externe Vorträge von ÖAI-Mitarbeiter:innen

Wenn Sie einen Vortrag im Rahmen einer Veranstaltung halten, bei der das ÖAI nicht (Mit)organistor ist, können Sie die Einladung dazu über unsere Social Media-Kanäle verbreiten. Schreiben Sie dazu bitte einen kurzen Text inkl. Bild und Link zum Programm (soweit vorhanden) an astrid.pircher@oeaw.ac.at.
Aufgrund der Vielzahl an externen Vorträgen können diese nicht im Veranstaltungskalender unserer Website angekündigt werden.

Hinweis:
Generell bitte darauf achten, dass die richtige Affiliation und die korrekte Schreibweise des Institutsnamens in Programmen und Ankündigungen verwendet wird. Bitte auch beim Veranstalter nachfragen, ob das ÖAI-Logo abgebildet werden oder das ÖAI als Mitveranstalter mitwirken kann.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an astrid.pircher(at)oeaw.ac.at

Kontakt

Astrid Pircher (Koordinatorin der Einheit "Kommunikation & Events")
Sigrid Pratsch (Veranstaltungen der Abt. Prähistorie & WANA)
Ida Muharemović (Veranstaltungen der Abt. Altertumswissenschaften)
Thomas Schwarnthorer (Veranstaltungen der Abt. Historische Archäologie und des Gesamtinstituts)