AkademIS

Am Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses wird vom ÖAI eine Neuanstellung an die Qualitätssicherung der ÖAW gemeldet. Die Qualitätssicherung (qs(at)oeaw.ac.at) schickt dann eine E-Mail mit Ihren persönlichen Zugangsdaten an Ihre ÖAI-E-Mailadresse. Das Passwort kann nach dem ersten Login geändert werden.
Sollten Sie keine E-Mail der Qualitätssicherung erhalten haben, überprüfen Sie zuerst Ihren Junk-E-Mail-Ordner. Sollte das E-Mail auch dort nicht zu finden sein, senden Sie bitte eine Nachricht an Ihre zuständige AkademISbetreuerin.

Der Zugang zu AkademIS erfolgt über folgenden Link: https://akademis.oeaw.ac.at/akademis/login.do

Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem ÖAWeb, also dem internen Bereich der ÖAW-Website, verbunden sind. Dies können Sie über den Cisco AnyConnect Client durchführen, der auf Ihrem PC/Laptop installiert ist. Bitte öffnen Sie den Client über das Startmenü oder das Icon in Ihrer Taskleiste. Klicken Sie dann auf "Connect" und geben Sie ihr ÖAW-Passwort ein. Genauso können Sie auch über https://webvpn.oeaw.ac.at/+CSCOE+/logon.html#form_title_text mit Eingabe Ihrer Daten einsteigen.

Einzutragen sind alle erbrachten Forschungsleistungen wie Publikationen, Vorträge und Posterpräsentationen (wissenschaftlich und populärwissenschaftlich), sowie projektbezogene Veranstaltungen (beachten Sie bitte den folgenden Hinweis). Für gemeinsame Publikationen/Vorträge ist immer nur eine Eintragung notwendig. Sprechen Sie sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ab und verknüpfen Sie alle Beteiligten. Falls Sie eine Veranstaltung organisiert und im Rahmen dieser Veranstaltung einen Vortrag gehalten haben, verknüpfen Sie den Vortrag mit der Veranstaltung.

Hinweis: Alle ÖAI-Veranstaltungen [= (Mit)Organisation durch das ÖAI], die aus dem Budget der Kostenstelle Kommunikation bezahlt werden, werden ausschließlich von Astrid Pircher eingetragen. Verlinkungen mit einzelnen Veranstaltungen können natürlich hergestellt werden.

Workshops, die im Rahmen von Projekten durchgeführt und aus den jeweiligen Projektbudgets bezahlt werden, müssen von den Veranstaltern selbst eingetragen werden.

Hinweis: Bei Publikationen immer auch den/die Autor/in (Nachname, Vorname) ausfüllen, da das Programm den Namen des/der Eintragenden nicht automatisch übernimmt.

Hinweis: Vor der Eintragung bitte immer eine Suche starten, ob die Publikation, der Vortrag etc. bereits angelegt wurde, damit Doppelnennungen möglichst vermieden werden. Sollte es dennoch Doppeleinträge geben, melden Sie diese an Ihre zuständige AkademISbetreuerin, damit eine Löschung veranlasst werden kann. Eine Löschung kann nur durch die Qualitätssicherung erfolgen. 

Löschung Doppeleingaben

Hinweis: Wichtig ist es, die Relation zu Projekten und Forschungsgruppen herzustellen. Die Forschungsgruppe, die einem Projekt zugeordnet ist, wird nicht automatisch übernommen. Es ist auch eine Mehrfachnennung von Projekten und Forschungsgruppen möglich.

Vor der Anlage eines neuen Projekts muss dieses mit dem/der zuständigen FG-Leiter/in abgesprochen und von Ihrem/r ÖAI-Direktor/in genehmigt sein. Bitte senden Sie nach erhaltener Genehmigung eine E-Mail mit folgenden Informationen an Ihre zuständige AkademISbetreuerin, damit das Projekt in AkademIs von ihr angelegt werden kann:

• Einreichdatum
• Annahmedatum
• Soll- und Ist-Beginndatum
• Soll-Enddatum
• Titel Deutsch oder Englisch
• Forschungsgruppenzugehörigkeit
• Kooperationspartner/innen
• Förderprogramm mit Angabe der Projektnummer
• Mitarbeiter/innen

Die Möglichkeit, Gutachten unter dem Unterkapitel „Gutachten/Beratungsauftrag“ einzutragen, wurde von Seiten des Qualitätsmanagements eingestellt. Gutachten können aber über das Unterkapitel „Person/Relation/Externe Einheit – Person“ eingegeben werden.

Die Möglichkeit, Auslandsaufenthalte unter dem Unterkapitel „Aufenthalt (out)“ einzutragen, wurde von Seiten des Qualitätsmanagements ersatzlos eingestellt.

Die Möglichkeit, Kooperationsvereinbarungen unter dem Unterkapitel „Kooperationsvereinbarung“ einzutragen, wurde von Seiten des Qualitätsmanagements eingestellt. Kooperationspartner/innen können aber im Zuge der Eintragung eines Projekts über das Unterkapitel „Projekte/Relationen/externe Einheit“ eingetragen werden. Siehe dazu auch Punkt „Warum ist mein Projekt nicht eingetragen?“.
Gastforscher können unter dem Unterkapitel „Personen“ eingetragen werden. Vor dem Anlegen zuerst eine Personensuche durführen um Doppeleinträge zu vermeiden.

GastorscherIn anlegen

Eingetragen können bereits für den Druck angenommene Artikel und Monographien werden durch Eintragung des Annahmedatums. Nach Erscheinen der Publikation muss dann noch das Erscheinungsdatum ergänzt werden.

Es wird geraten, Daten möglichst zeitnah einzutragen. Wichtig ist es, die Dateneingabe jedoch bis spätestens Ende Jänner des Folgejahres abzuschließen, da die ÖAW in diesem Zeitraum die Daten für den ÖAW-Jahresbericht des vergangenen Jahres abruft. Alles, was bis spätestens 31.1. jeden Jahres eingetragen wird, wird in diesem Bericht berücksichtigt. Es werden diesbezüglich auch termingerechte Erinnerungsmails an das ÖAI-Team ausgesendet.

Jene Publikationen, die außerhalb eines Vertragsverhältnisses mit der ÖAW entstanden sind, können in AkademIs eingetragen werden. Dafür wurde eine eigene Pseudo-Organisationseinheit in AkademIs angelegt. Dadurch erscheinen diese Publikationen NICHT im Bericht über das Institut und werden bei der Auswertung von Institutskennzahlen NICHT berücksichtigt.

Nicht-ÖAW Publikationen eintragen

Jene Publikationen, die im persönlichen Profil eines Wissenschafters/in angezeigt werden sollen, müssen zuvor für das Web freigegeben werden. Dann werden sie automatisch unter www.oeaw.ac.at/oeai ausgespielt.

Publikationen für die ÖAI-Website freischalten

In AkademIS gibt es 26 Publikationstypen. In den persönlichen Profilen des ÖAI-Teams auf der Website werden diese jedoch nicht zur Gänze dargestellt, sondern nur die gebräuchlichsten. Anbei finden Sie eine Liste.

Publikationstypen auf ÖAI-Website