Alle Drittmittelvorhaben am ÖAI sind bei oeai-drittmittel(at)oeaw.ac.at (Gudrun Krakofer, Dagmar Melman) bekannt zu geben. Die Projektmanagerinnen führen eine Übersicht über die geplanten Einreichungen und die aktuell laufenden Projekte und legen diese dem Direktorium einmal im Quartal vor. Weiters informieren sie Projektinteressierte über Fördermöglichkeiten.
Projektantragsphase
Die jeweilige Abteilungsleitung entscheidet zusammen mit den Gruppenleitung über die Annahme und Ablehnung des jeweiligen Antragsentwurfes und unterzeichnet zusammen mit dem:der Antragsteller:in die Einverständniserklärung.
- Nachbesserungen im Konzept auf Anfrage der Abteilungsleitung/Gruppenleitung und erneute Vorlage bei Projektmanagement/Abteilungsleitung
- Erstellung des Antrages durch den:die Forscher:in
- Inhaltliche und formale Prüfung des Antrags auf Einhaltung der Richtlinien durch das Projektmanagement
- Freigabe durch Abteilungsleitung/Direktion
- Bekanntgabe des Antrags und Übermittlung an Grant Service bzw. Drittmittelmanagement
- Eventuell Korrekturen nach Feedback oder Freigabe zur Einreichung vom Grant Service
- Einreichung des Projektantrages durch die Projektleitung
Support durch das Projektmanagement bei der Antragstellung:
- Unterstützung/Hilfestellung bei Projektkalkulationen
- Kalkulation der In-Kind-Leistungen auf Basis der Informationen der Antragsteller:innen
- Jedem Antrag/Vertrag ist die Einverständniserklärung der Institutsdirektion beizulegen, die von Antragsteller:in/Projektleiter:in und Abteilungsleitung zu unterzeichnen ist. Vorbereitung der Einverständniserklärungen der Institutsleitung inkl. Unterschriftseinholung durch Projektmanagement
- Kommunikation mit dem Grant Service, Unterschriftseinholung auf Anträgen/Verträgen
Als Forschungsstätte bei Anträgen ist prinzipiell die Österreichische Akademie der Wissenschaften, als Leiter sind Präsident und Vizepräsident anzugeben (unabhängig von der Zeichnungsberechtigung).
Im Falle der Unterschriftsberechtigung der Forschungsstätte sind sowohl bei Anträgen als auch Verträgen zwei Unterschriften erforderlich (i.d.R. Abteilungsleitung, stellvetr. Abteilungsleitung, Direktion, Stellvertretung).
Projektimplementierung und -Durchführung
Wird ein Projekt genehmigt, erfolgt erneut die Einverständniserklärung durch die Abteilungsleitung zur Durchführung des Projekts in der genehmigten Form und die Übermittlung der Zustimmung an den Grant Service.
- In der Finanzverwaltung der ÖAW wird eine Innenauftragsnummer zur Zuordnung der Mittel mittels Projekterhebungsbogen (nach Merkblatt zur Ersterfassung von Projekten des ÖAW Controlling) vom Institut angefordert.
- Nach Zuordnung der Innenauftragsnummer Abrechnung der projektrelevanten Kosten über Drittmittelkonto (siehe auch Finanzen)
- Projektleiter*innen und Projektmitarbeiter*innen erhalten gegebenenfalls ein „Initial Training“ durch den Grant Service.
Support durch das Projektmanagement bei der Implementierung und Durchführung von Drittmittelprojekten:
- Beantragung von Projektnummern (Innenauftragsnummern) zur korrekten Abbildung der Einnahmen und Ausgaben im Projekt (Erstellung des Projektersterfassungsbogens, Übermittlung der relevanten Unterlagen an Buchhaltung und Controlling)
- Bereitstellung der Übersicht zu Drittmittel-Projektsalden
- Erstellen der Abrechnung und Vorbereitung des Jahresverwendungsnachweises gegenüber dem FWF bzw. anderer Fördergeber