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Internationale Beziehungen
und Forschungsservice
Postgasse 7-9, 1010 Wien
T +43 1 515 81 DW 3252, 3253,
3254, 3258
F +43 1 515 81 3259

Mag. Bernhard Plunger (Leitung)
T +43 1 515 81 DW 3253
bernhard.plunger@oeaw.ac.at

Mag. Dr. Bedanna Bapuly
T +43 1 515 81 DW 3258
bedanna.bapuly@oeaw.ac.at

Mag. Verena Paulovics
T +43 1 515 81 DW 3254
verena.paulovics@oeaw.ac.at


Disclaimer

EU-Angelegenheiten

Ablauf eines EU-Projekts: Projektdurchführung


Wichtig: Mit Projektstart müssen wissenschaftliche Projektmitarbeiter(innen) laufend Zeitaufzeichnungen über ihre Mitarbeit im Projekt führen, die in die Projektabrechnungen eingehen:


Im Grant Agreement ist festgehalten, in welche Projektperioden / Berichtszeiträume das Projekt eingeteilt wird. Diese sind nach Förderform und Gesamtprojektdauer unterschiedlich definiert.

Damit gehen auch die entsprechenden Berichtspflichten einher, die Tätigkeits- und Managementberichte sowie Abrechnungen (eventuell inkl. Zertifizierungen) beinhalten.

Bei den Cordis "Guidance documents" sind unter "Guidance notes on project reporting" die Berichtspflichten festgehalten und Berichtsvorlagen zu finden:


Ebenso auf der FFG-Seite "Dokumente zum 7. RP" unter "Leitfäden":


Der Bericht über die Projektkosten erfolgt gegenüber der Europäischen Kommission mittels "Form C" - "Financial Statement". Dieses muss nach Prüfung der Abrechnung durch die Abteilung "Internationale Beziehungen und Forschungsservice" rechtsverbindlich, durch Herrn Vizepräsident Prof. Suppan, unterzeichnet werden.

Für Fragen zur Abrechnung bitten wir Sie, sich zunächst an die Abteilung "Internationale Beziehungen und Forschungsservice" zu wenden. Abrechnungsvorlagen und Zusatzinformationen finden Sie unter:


"Certificates on Financial Statements" (CFS oder Audit Certificates in FP6), also Zertifikate über die Prüfung von Projektabrechnungen durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer, sind im 7. Rahmenprogramm generell erst dann vorgesehen, wenn die kumulierte Fördersumme von jeweils € 375.000,- pro Partner überschritten wird. Details siehe unter "Guide to Financial Issues":


Der Projektkoordinator hat zusätzlich die Pflicht, die Financial Statements (& CFS) seiner Projektpartner einzuholen und diese nach jedem Berichtszeitraum als konsolidierte Zusammenfassung ("Summary Financial Report") an den Project-Officer bei der Europäischen Kommission weiterzuleiten.

Nachdem der Koordinator die EU-Mittel für das gesamte Projektkonsortium überwiesen bekommt, muss er diese - den jeweiligen Ansprüchen nach - an seine Projektpartner weiterleiten. Dafür wird die Verwendung des folgenden Formulars empfohlen:


Zusätzlich muss der Koordinator die Mittelverteilung an die Europäische Kommission berichten ( "Report on the Distribution of the Community's contribution" ).

CoM - "Certificate on the Methodology" ist eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Zertifizierung, die gewährleisten soll, dass die Methode der Projektkostenabrechnungen den rechtlichen und finanziellen Regelungen der FP7-"Model Grant Agreements" entspricht. Das CoM soll für die gesamte Dauer des FP7 gültig sein und Erleichterungen bei der Erstellung der CFS bringen. An der ÖAW wird gerade an dieser Zertifizierung gearbeitet, da die präzise Dokumentation der Abrechnungsabläufe im Sinne der Qualitätssicherung als zusätzlicher Mehrwert betrachtet wird.

Zusatzfinanzierung des Bundesministeriums für Wissenschaft und Forschung:
Für Projekte aus den Rahmenprogrammen, die nicht zu 100% von der Europäischen Kommission finanziert werden, kann eine Zusatzfinanzierung beantragt werden. Bedingungen und Formulare finden Sie unter:


Auch hier unterstützt die Abteilung "Internationale Beziehungen und Forschungsservice" von der Antragstellung bis zum Abrechnung. Dokumente zur Zusatzfinanzierung müssen rechtsverbindlich durch Herrn Vizepräsident Prof. Suppan unterzeichnet werden.